发票不是“票”，而是企业的“生命体征”——代理记账前必须厘清的五大类票据
很多老板把代理记账想得太简单：把发票往会计那儿一扔，报表就能自动生成，可现实是，发票不是“票”，而是企业的“生命体征”，一旦关键票据缺失，轻则税负畸高，重则触发税务预警，以下五大类票据，既是代理记账的“入场券”，也是财税合规的“体检表”。
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收入类发票：别只盯着“专票”
- 增值税专用发票：销售货物、提供应税服务必须开具，税点清晰，是进项抵扣的“硬通货”。
- 增值税普通发票：面向个人客户或小规模纳税人，虽不能抵扣，却是确认收入的法定凭证。
- 电子普通发票：与纸质票同效，但需确保XML源文件与PDF影像同时存档，否则税局系统比对时会“跳票”。
- 出口发票：外贸企业退税的“身份证”，需与报关单、收汇核销单交叉比对，缺少即无法退税。
提示：代理记账公司常发现企业漏存“作废票”和“红字信息表”，这两张纸决定了收入是否被重复或错误确认。
成本类发票：一张缺失，利润可能“虚胖”30%
- 采购专票：制造业、商贸企业的“命根子”，需在360天内认证抵扣，逾期即成本变费用。
- 农产品收购发票：特殊票种，可按照买价×扣除率计算进项，但必须有农户身份证复印件及自产自销证明。
- 进口增值税缴款书：海关代征的进项凭证，需与电子口岸数据匹配，缺少会导致进口成本无法税前列支。
案例：某电商企业因丢失物流公司的运输专票，导致运费无法抵扣，年终利润虚增120万元，多缴企业所得税30万元。
费用类发票：最容易被“微信截图”替代的盲区
- 差旅费：机票行程单、高铁票、酒店增值税普票，缺一不可；出租车卷票需手录税号方可税前扣除。
- 业务招待费：发票“货物或应税劳务名称”栏必须细化为“餐费”或“住宿费”，笼统写“服务费”将被税局剔除。
- 办公费、房租、水电：房东若为个人，需去税务局代开普票，否则租金无法税前列支。
提醒：2023年起，数电票全面推广，传统纸质定额发票逐步退出，企业需开通电子税务局“乐企通道”，否则代理记账公司无法远程取票。
银行回单与对账单：发票的“孪生兄弟”
没有银行回单，发票就是“孤证”，代理记账需核对“资金流—发票流—货物流”三流一致：
- 收入：客户回款备注需与发票购买方一致，否则被认定为“虚开”。
- 成本：供应商退款、代垫运费需在回单中单独列示，避免冲减成本时被误判为收入。
- 大额现金交易：超过5万元需额外提供《现金来源说明》，否则银行会推送反洗钱预警。
特殊业务凭证：不常见，但一出现就是“核弹级”风险
- 资产购置：除了机动车销售统一发票，还需留存购置税完税证明、保险发票，否则折旧无法税前扣除。
- 股权转让：需提供《产权转移书据》印花税票，缺失则股权原值无法确认，未来转让时税负暴增。
- 政府补助：收据≠发票，必须取得财政部门监制的《非税收入一般缴款书》，才能按不征税收入处理。
- 跨境支付：技术服务、商标使用费需代扣增值税、企业所得税，完税凭证是后续成本列支的唯一依据。
让发票成为“事前管理”，而非“事后补救”
代理记账的本质，是把碎片化的票据翻译成税务语言，企业与其在年底“补票”焦头烂额，不如建立“发票前置”制度：
- 采购合同增加“开票条款”，明确税率、开票时点；
- 销售环节使用ERP自动匹配订单、出库单、发票；
- 每月5号前将银行回单、费用票扫描上传云端，会计实时审核。
当发票从“一叠纸”升级为“数据流”，代理记账就不再是简单的凭证录入，而是企业经营的实时仪表盘。
